02) Helsinki 22.1.2016

VASTAUS THL: Keskustelu Arkistolaitoksen kanssa on kesken. Tavoitteena on yhtenäinen luokitus. Asiaan vaikuttaa kuitenkin menossa olevan laajempi kuntien ja valtion tehtäväluokitustyö, jota tehdään VM –vetoisesti. Tämä asia siis ratkeaa vasta myöhemmin.

VASTAUS THL: Ns. vanhoissa tiedoissa (asiakirjat jotka syntyneet ennen liittymistä) tulee olemaan useampi tehtäväluokitus, joista voidaan valita organisaatiolle sopivin. Vaihtoehdot: 1) Uusi palvelutehtäväluokitus (7 luokkaa), 2) Vanha palvelutehtäväluokitus (22 luokkaa) tai 3) Vuodelta 1989 olevan Valtionarkiston päätöksessä mainitun tehtäväluokituksen mukaisesti. Lisää asiakirjojen metatiedoista löytyy I-vaiheen määrittelyistä, liitteestä Metatiedot. Liittymishetken jälkeen syntyvien asiakirjojen tehtäväluokituksena käytetään kulloinkin [...]

VASTAUS THL: Sosiaalihuollon tehtävän hoitamiseksi vastaanotetut asiakirjat ovat sosiaalihuollon asiakastietoja, ja niitä säilytetään samoilla perusteilla kuin sosiaalihuollon asiakastietoja. Jäljennökset voi siirtää sähköiseen muotoon, jolloin sähköisestä voi tulla alkuperäinen kappale. Kaikki ne tiedot, joita on käytetty asiakkaan asiaa hoitaessa, tulee olla saatavilla joko paperisesti tai sähköisesti.

VASTAUS STM: Kun tiedot on siirretty sähköiseen järjestelmään SÄHKE2 vaatimusten mukaisesti ja ne ovat siellä pysyvästi ja löydettävissä, ei ole enää tarpeen arkistoida tietoja  manuaalisena ja kahdessa paikassa. Kaikki ne tiedot, joita on käytetty asiakkaan asiaa hoitaessa, tulee olla saatavilla joko paperisesti tai sähköisesti.

VASTAUS STM: Suomen kuntaliitto ylläpitää ja tarkistaa säilytysaikasuositukset aina silloin, kun kunnallisten viranomaisten arkistonmuodostuksessa tapahtuu muutoksia tai muutoin viiden vuoden välein. Säilytysaikasuositusten päivittäminen tapahtuu myös silloin, kun arkistolaitoksen määräyksiin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta tulee muutoksia. Arkistolaitos ratkaisee, ovatko asiakirjakokonaisuudet tai osa niistä pysyvästi säilytettäviä.

VASTAUS THL: Myös ko. palvelutehtävää koskevat tositteet säilytetään sen ajan kuin asiakasasiakirjalaissa on säädetty, eli toimeentulotuessa 12 v. ja iäkkäiden osalta 30 v.

VASTAUS THL: Asiasta ei ole vielä selkeää linjausta. Määrittelyissä on huomioitu, että ne voitaisiin tallettaa ja sitten hävittää kun niiden säilytysaika päättyy.

VASTAUS THL: Pakollisesti arkistoon tallennettavat asiakasasiakirjat tullaan säätämään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. On melko todennäköistä, että ennen liittymistä syntyneitä asiakastietoja ei ole pakko tallettaa taannehtivasti. Tämä kuitenkin varmistuu vasta lakityön edetessä. Arkistoon ei kuitenkaan tulla asettamaan takarajaa sille, miten vanhoja asiakastietoja voi tallentaa. Eli myös ennen vuotta 2000 syntyneitäkin voisi tallentaa sähköisesti.

VASTAUS THL: Kyllä. Mikäli asiakirjassa (esim. lapsen suunnitelmassa) on jotain sellaista henkilöä koskevia tietoja, jotka eivät kuulu kaikille asianosaisille (esim. toisen huoltajan uusi puoliso), voidaan asiakkaalle annettavasta versiosta piilottaa osa tiedoista. Tietojen antamatta jättäminen on voitava perustella. Mikäli asiakirjassa on jotain tällaisia joltain asianosaiselta salattavia tietoja, sitä ei palauteta Omakannassa.

VASTAUS THL: Luovutuksista ja saamisesta tulee tietää, mitä tietoja on luovutuettu. Jos luovutettu kokonaisuus on asiakirja, riittää että viittaa asiakirjaan. Jos luovutus on yksittiäsiä tietoja, tulee käydä illmi tasolla ”velkoja ja varallisuutta koskevat tiedot” tai muu kuvaileva tapa.