Syyskuussa 2016 käynnistyneistä kirjaamisvalmentajien valmennuksista on valmistunut jo lähes 400 kirjaamisvalmentajaa. —Tunnelma kaikissa ryhmissä on ollut positiivinen ja innostunut, kertoo kirjaamisosaamisen kehittämisestä vastaava sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Hanna Lohijoki. Hän on ollut mukana kirjaamisvalmentajien valmennuksissa kaikkien sosiaalialan osaamiskeskusten alueilla.

Kirjaamisvalmentajien valmennusta ovat toteuttamassa Hannan lisäksi kaikki Kansa-koulu-hankkeen 12 aluekoordinaattoria. Valmentajavalmennus toteutetaan saman sisältöisenä kaikilla paikkakunnilla, mutta kouluttajien persoona ja kokemus sekä ryhmien tuottama tieto tekevät kaikista valmennuspäivistä erilaisia.

Kirjaamisvalmentajien valmennuksesta ja kirjaamisvalmennusmateriaalista on saatu paljon positiivista palautetta. Palaute osoittaa sen, että kirjaamisvalmennusta tarvitaan.

Harjoitus tekee mestarin

Kirjaamisvalmentajien valmennukset ovat laajoja neljän päivän kokonaisuuksia ja ne sisältävät paljon uutta asiaa, johon kouluttajankin on perehdyttävä. Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen aluekoordinaattori Päivi Röppänen on kokenut opettavaisena sen, että sama koulutuspäivä pidetään alueella useampaan kertaan. — Joensuun koulutuspäivät olivat valtakunnallisesti ensimmäiset, joten saadun palautteen ja kokemusten perusteella olen täsmentänyt päivien aikatauluja ja lisännyt osallistavia menetelmiä kuten pari- ja ryhmätyöskentelyä. Vaikka tietyt teemat selkeästi herättävät enemmän keskustelua kuin toiset, niin ryhmäkohtaisia erojakin olen huomannut, Päivi kertoo.

Päivin mukaan eniten keskustelua on herättänyt monialainen yhteistyö uudessa lainsäädännössä ja erityisesti monialaisen yhteistyön kirjaaminen. Kentällä tähän liittyy paljon epäselvyyttä esimerkiksi moninaisten tietojärjestelmien takia. Kirjaamisvalmennuspäivissä monialaisen yhteistyön dokumentointiin on saatu lisäeväitä asiakasasiakirjalain ja sen pohjalta laadittujen kirjaamisesimerkkien läpikäynnin avulla. Lähivuosien muutoksiin liittyen valmennuksissa on tutustuttu kesällä julkaistuun Kansa-hankesuunnitelmaan ja keskusteltu Kanta-palveluista, niihin liittymisen vaiheista ja aikatauluista.

Kirjaamisvalmentajilta kerätyssä palautteessa verkostoitumista on pidetty erityisen tärkeänä valmennuksen antina ja se auttaa ajan tasalla pysymisessä nyt, kun sote-rintamalla tapahtuu jatkuvasti. Sekä Pohjois-Karjalassa että Pohjois-Savossa kirjaamisvalmentajaverkostojen ensimmäiset tapaamiset sovittiin jo valmennuksen aikana.

— Jatkossa valmentajaverkostoja tullaan varmasti hyödyntämään paitsi kirjaamisosaamisen kehittämisessä myös Kanta-palveluihin liittymisen valmisteluissa. Valmentajaverkostot ovat myös luonteva kanava tiedottaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan ajankohtaisista asioista kenttää ja toisaalta aktiivisia ja innokkaita verkoston jäseniä voidaan hyödyntää kehittämistyössä, kuten THL on jo tehnytkin, summaa Päivi. Hän toivookin, että maakunnallisten verkostojen välille syntyisi tulevaisuudessa yhteistyötä.

Muutoksen tuulia ISO:n alueella

Kainuun sotessa on toimittu maakuntamallilla jo vuodesta 2005 lähtien. Kainuu on siis paitsi ISO-alueella myös valtakunnallisestikin toiminut edelläkävijänä sote-palvelujen tuottamisessa ja siellä tilanne on kirjaamisvalmennuksen näkökulmastakin kaikkien vakiintunein.

Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Siun sote aloitti vuoden 2017 alussa yhdistäen 14 kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut sekä erikoissairaanhoidon. Päivin mukaan kirjaamisvalmennus on alueella nähty luontevaksi keinoksi yhdenmukaistaa kuntien sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä ja siksi valmennuksessa haluttiin olla eturintamassa mukana. Myöhemmin keväällä Siun soten viidellä alueella alkavien kirjaamisvalmennusten suunnittelu on jo hyvässä vauhdissa.

— Pohjois-Savon sote (PoSoTe) -valmistelutyö on käynnistynyt, mutta toistaiseksi kunnat järjestävät edelleen sosiaalipalvelunsa itse ja halusivat lähettää kirjaamisvalmentajien valmennukseen oman edustajan, joka kouluttaa oman organisaationsa henkilöstön. Yhteistyötä halutaan kuitenkin tehdä maakunnallisessa valmentajaverkostossa ja jatkossa verkostoa tullaan varmasti hyödyntämään PoSoTe-valmisteluissakin, arvelee Päivi. Hän toivookin, että myös Etelä-Savossa aloittaneessa Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essotessa valmennus nähtäisiin keinona kehittää uuden organisaation kirjaamista Mikkelin kirjaamisvalmentajien valmennusten alkaessa alkuvuodesta.

Onnea, organisaationne on saanut kirjaamisvalmentajan!

— Kirjaamisvalmentajien valmennuksen päättyessä tunnelma on ollut innostunut ja odottava. Kirjaamisvalmentajat kokevat tärkeäksi viedä kirjaamista eteenpäin omissa organisaatioissaan. Heidän välityksellään koko suomalainen sosiaalihuolto kiinnittää tänä vuonna erityistä huomiota asiakastyön dokumentointiin, Hanna Lohijoki toteaa. Hän uskoo sen näkyvän myös sosiaalihuollon asiakkaille.

Kirjaamisvalmentajien suurin huolenaihe on ollut organisaatioiden johdon sitoutuminen kirjaamisvalmennuksen toteuttamiseen. Kirjaamisvalmentajana toimiminen on haastava tehtävä ja sen toteuttaminen on vaikeaa ilman riittävää resursointia. Tähän huoleen on Kansa-koulu-hankkeessa reagoitu laatimalla kirjaamisvalmentajien käyttöön organisaatioiden johdolle suunnattua tiedotusmateriaalia.

— Kirjaamisen erityisosaajina kirjaamisvalmentajat ovat organisaatioilleen suuri resurssi ja toivon, että sitä myös hyödynnetään, Hanna toteaa. Sosiaalialan tiedonhallinnan osaamisen leviäminen ja määrämuotoisen kirjaamisen vahvistuminen ovat välttämättömiä edellytyksiä organisaatioiden valmistautuessa liittymään sosiaalihuollon Kanta-palveluihin.

Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen aluekoordinaattori Päivi Röppäsen tavoitat puhelimitse 044 012 4331, tai sähköpostitse paivi.roppanen@isonet.fi.

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Hanna Lohijoen tavoitat sähköpostitse hanna.lohijoki@socom.fi.

Teksti: Päivi Röppänen, Hanna Lohijoki, Mari Lehtonen

Kuva: Kai Kortelainen