Turussa pilotoidaan lastensuojelun asiakasasiakirjarakenteita

-Miten uudistus hyödyttää sosiaalialan ammattilaista?

Turku on yksi Kansa-koulu-hankkeen pilottiorganisaatioista, jossa lastensuojelun palvelutehtävässä otetaan käyttöön uusi palvelutehtäväluokitus sekä kansallisesti määriteltyjä toimintaprosesseja ja asiakasasiakirjoja. Pilotti on käynnistynyt helmikuussa 2016 ja päättyy vuoden lopussa 2016.

Muutoksella haetaan selkeyttä

Projektipäällikkö Saija Siivonen kertoo, että Turussa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämistyötä on tehty jo pitkään ja Kansa-koulu-hankkeen pilotiksi lähteminen oli luonteva jatkumo tehdylle kehittämistyölle. Tarve lastensuojelun palvelutehtävän kehittämiselle on ollut pitkään esillä. Asiakastietojärjestelmään on vuosien varrella rakennettu eri logiikalla uusia lastensuojelun prosesseja, päätöksiä ja tilastointitapoja. Kokonaisuuden hallinta ilman ohjeistusta onkin tästä syystä lähes mahdotonta. Monimutkaisuutta lisää se, että nykyisin erilaisia lastensuojelupäätöksiä on asiakastietojärjestelmässä lähes 150, kun jokaiselle myönnettävälle palvelulle on tehty oma päätös. Päätöskokonaisuuden ymmärtämistä vaikeuttaa myös se, että päätösten nimissä on osittain käytetty termejä tai palveluiden nimiä, jotka eivät ole sosiaalihuollossa yleisesti tunnettuja. Lisäksi päätösten nimien kieliasu on ollut huono, toteaa Saija.

Kehittämistyön perusajatuksena onkin ollut, että jatkossa järjestelmä tukee ammattilaista hänen työtehtävässään paremmin. Prosessien ja päätösten määrää on pyritty vähentämään ja niiden toimintalogiikkaa on yhtenäistetty. Samalla terminologiaa on muutettu lakien ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanaston mukaiseksi, siten että palvelut ja päätökset olisivat sekä asiakkaille että työntekijöille helpommin ymmärrettävissä, Saija kertoo. Lastensuojelun kokonaisuuden yhtenäistämistä ei ole aiemmin tehty, joten pilotointi onkin ensimmäinen kerta, kun asiakastietojärjestelmän yksinkertaistamiseen on laajamittaisemmin pyritty.

Pilotin aikana uudistetaan myös lastensuojelun toimintaohjeet. Nykyiset ohjeistukset ovat osittain vanhentuneita, keskenään eri logiikkaa noudattavia ja vaikeasti löydettävissä intrasta.  Toimintaohjeet julkaistaan yhtenä päivitettynä kokonaisuutena. Tämän lisäksi asiakastietojärjestelmien käyttöön tehdään prosessikohtaiset ohjeet.

Sosiaalihuollon henkilöstö mukana kehittämisessä

Saijan mukaan sosiaalihuollon henkilöstö odottaa uudistuksia, mutta ne herättävät myös huolta. Eniten huolta aiheuttaa uusien käyttöön otettavien asiakasasiakirjojen käytettävyys ja kirjaamiseen käytettävän ajan lisääntymisen pelko.

Kehittämistyön alkaessa pidettiin tärkeänä sitä, että sosiaalihuollon ammattilaiset ja tietojärjestelmien pääkäyttäjät ovat mukana kokonaisuuden kehittämisessä. Pilotti aloitettiin nykytilan kuvauksella, jossa kartoitettiin käytössä olevat työprosessit käytännön työssä ja asiakastietojärjestelmissä. Tämän jälkeen kehittämistyötä on tehty eri työryhmissä, joissa henkilöstön asiantuntemusta on pyritty käyttämään mahdollisimman paljon hyödyksi.

Pilotti päättyy, kehittämistyö jatkuu

Pilotin lopputuotoksena otetaan vuoden vaihteessa käyttöön asiakastietojärjestelmän uudenlainen dokumentointinäkymä. Tämä on pitkällä tähtäimellä yksinkertaisempi käyttää ja tiedon etsintä helpottuu paremmilla haku- ja rajaustoiminnoilla.  Uuden dokumentoinnin koulutukset alkavat henkilöstölle marraskuun lopussa.

Kansa-koulu-hankkeen pilotin ulkopuolella Turussa kehitetään tällä hetkellä myös lapsiperheiden palvelujen prosesseja erityisesti palvelutarpeen arvion osalta. Saijan mukaan lastensuojelun pilotin jälkeen seuraavat uudistusta vaativat prosessit olisivat vammaispalvelut, iäkkäiden palvelut ja perheoikeudelliset palvelut. Näiden palvelutehtävien osalta uudistus on vielä suunnitteluvaiheessa.

Palvelutehtäväluokituksen käyttöönoton ja prosessien sekä asiakirjojen uudistamisen lisäksi Turussa koetaan tärkeäksi aloittaa Kanta-palveluihin liittyminen hyvissä ajoin ennen sote-uudistusta. Tavoitteena on liittyä osalla palvelutehtävistä mukaan heti I-vaiheessa. Pilotissa tehty uudistamistyö tulee tehdä kaikissa palvelutehtävissä ennen kuin niiden asiakirjoja voidaan viedä kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Kanta-palveluihin liittymisen myöhemmissä vaiheissa lastensuojelun pilotin hyödyt konkretisoituvat paremmin, kun rakenteinen tallentaminen ja Omakanta otetaan sosiaalihuollossa käyttöön, Saija summaa.

Lue lisää Turun pilotista Sosiaali- ja kuntatalouslehdestä 5/2016

Turun pilotin projektipäällikkö Saija Siivosen tavoitat puhelimitse 040-647 7397 ja sähköpostitse saija.siivonen@turku.fi.

Teksti: Mari Lehtonen, Saija Siivonen

Kuvat: Sina Puukko